Koppeling RIS en vergadersoftware

Tijdwinst voor de griffie!
Bespaar tijd door het uitbannen van dubbele handelingen tijdens uw vergaderingen. Het raadsinformatiesysteem (RIS) is de basis van uw vergaderingen. Het digitale vergaderen, zoals het digitaal registreren van sprekers, spreektijden en bijvoorbeeld digitaal stemmen, wordt bij steeds meer gemeenten toegepast. Om met de informatie van het RIS te vergaderen zijn handmatige kopieën naar het vergadersysteem nodig, zodat bijvoorbeeld moties digitaal tot stemming kunnen worden gebracht. Handmatige kopieën zijn foutgevoelig en kosten veel tijd. Jacot Audiovisueel automatiseert deze stappen en creëert tijdwinst voor u, door de volgende stappen te realiseren:

• Het onttrekken van digitale informatie uit uw vergadersysteem;
• Automatische koppeling van het RIS naar het vergadersysteem;
• Het automatisch verrijken van metadata tijdens de raadsvergadering;
• Automatische terugkoppeling van het vergadersysteem naar het RIS.

Geen opmerking gaat verloren; 100% registratie
Door een koppeling te maken tussen het RIS en de vergadersoftware wordt efficiëntie gerealiseerd. Met behulp van automatische metadata registratie, ofwel het registreren van informatie over de informatie, worden de kortste interrupties tijdens de raadsvergaderingen vastgelegd die zelfs de beste camera systemen niet opmerken. Transparantie staat bij de griffier hoog in het vaandel en deze gegevens worden tijdens de live uitzendingen en bij video on demand dan ook zichtbaar gemaakt voor het publiek.

Primeur!

Fase 1
De primeur voor de koppeling van het RIS en de vergadersoftware ligt bij de gemeenten Den Haag en Bodegraven-Reeuwijk, waar naast de vernieuwing van alle techniek in de beide raadzalen, in het kader van transparantie alle informatie voor het publiek beschikbaar is gemaakt. Daarnaast zijn wij al sinds 2011 betrokken bij het digitaliseren van de raadsvergadering bij de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. De raadsvergadering kan live worden gevolgd via een live video en met behulp van een zoekmachine kan alle informatie op onderwerp worden getoond.

Jacot heeft de raadzalen mogen voorzien van digitale discussiemicrofoons in combinatie met automatische cameraregistratie. Tijdens de vergaderingen worden de spreektijden en de stemuitslagen op de beeldschermen in de zaal weergegeven en zijn daardoor niet zichtbaar voor publiek buiten de zaal. Met behulp van nieuwe techniek is deze informatie ook in de live video, en dus wèl voor publiek zichtbaar.

Fase 2
Medio 2017 worden het RIS en de vergadersoftware bij de gemeenten Den Haag en Bodegraven-Reeuwijk gekoppeld. Hierdoor zal voor aanvang van de raadsvergadering alle informatie uit het RIS automatisch beschikbaar zijn in het vergadersysteem. Na afloop worden alle verrijkte gegevens ook weer automatisch terug gekopieerd naar het RIS.

Wij nodigen u graag uit voor een demonstratie ter plaatse bij de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. U zult worden begeleid door de griffier van de gemeente die het digitaliseringsproces heeft ingezet en daarmee alle facetten van dit proces voor u inzichtelijk kan maken. Beeld zegt immers meer dan 1.000 woorden.